5 consejos para tener un evento virtual exitoso

Contenido
  1. Introducción
  2. 1. No todo en un evento virtual tiene que ser en directo
  3. 2. La experiencia del público es clave
  4. 3. Elija la plataforma de alojamiento adecuada a sus necesidades
  5. 4. La personalización es el núcleo de todo evento virtual
  6. 5. El contenido de su evento no tiene por qué ser de un solo uso
  7. ¿Quiere saber más? Estamos aquí para ayudarte
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hace 3 años・7 min leer

Desarrollar contenidos y producir un Evento Virtual puede ser un reto. Nos hemos basado en la experiencia de crear contenido para eventos virtuales para algunas de las marcas más importantes y aquí hay 5 consejos útiles que nos gustaría compartir con usted.

Al igual que el resto del año 2020, el rápido ascenso de los eventos virtuales fue inesperado, pero el 71% de los profesionales del marketing prevén su continuidad e impacto, incluso más allá de 2020.

Antes de empezar, presentamos una introducción a los eventos virtuales y a su significado.

Como su nombre indica, los eventos virtuales son acontecimientos en los que los asistentes y los organizadores se comunican e interactúan en un entorno virtual. Alcanzaron gran popularidad cuando se produjo la pandemia, ya que las empresas e instituciones volvieron a organizar virtualmente sus eventos presenciales, que de otro modo serían habituales.

Más allá de su adaptabilidad a las limitaciones de nuestro clima actual, existen otras ventajas de celebrar eventos virtuales. Por ejemplo, el 86% de los asistentes a eventos virtuales han manifestado un nivel de compromiso mayor o igual al de los eventos presenciales. Para los escépticos sobre los niveles de compromiso de los eventos virtuales, esto puede ayudar a tranquilizarlos.

Hay muchos ejemplos de eventos virtuales: conferencias virtuales, seminarios web, asambleas generales anuales, y la lista continúa. ¿Y lo mejor? Los eventos virtuales pueden personalizarse y producirse en función de las necesidades de la audiencia y el contenido.

He aquí 5 consejos útiles que debe tener en cuenta al planificar su próximo evento virtual.

1. No todo en un evento virtual tiene que ser en directo

A menudo asumimos que un evento virtual consistiría únicamente en secuencias de vídeo en directo, ya que esa sería la traducción más directa de un evento presencial a un evento virtual. En realidad, el hecho de que sea virtual sólo significa que hay más elementos que puedes incorporar e incluir.

Por un lado, puedes combinar fácilmente tanto contenidos de vídeo pregrabados como secuencias en directo para producir un evento híbrido. Esto ayuda a ahorrar tiempo y costes, ya que se puede reutilizar el material grabado anteriormente o pregrabar el contenido antes del evento real. De este modo, podrá preparar el material más complejo o difícil de conseguir de antemano. Además, intercalar contenidos en directo y componentes pregrabados ayuda a establecer una mezcla dinámica en el flujo del evento. También proporciona una atractiva variación de ritmo.

Entre los ejemplos de contenido de vídeo pregrabado se encuentran las historias de éxito de clientes pregrabadas o los oradores principales pregrabados. También se puede pregrabar un simple vídeo de presentación del evento para mantener a la audiencia entretenida. En este caso, produjimos una serie de vídeos testimoniales pregrabados de clientes para Salesforce, con historias de éxito en Asia. 

2. La experiencia del público es clave

El componente más importante de su evento virtual son los asistentes. Por lo tanto, merece la pena que invierta y garantice una experiencia de evento virtual sin complicaciones para ellos.

Los asistentes al evento podrían sentirse impedidos en su capacidad de contribuir o participar si se sienten abrumados por sus aspectos tecnológicos. Por lo tanto, una guía adecuada le ayudará a tranquilizar a su valioso público. Por ejemplo, puede optar por producir y ofrecer un vídeo tutorial pregrabado sobre cómo navegar por la plataforma de alojamiento de vídeo elegida o cómo "levantar la mano" virtualmente durante las sesiones de preguntas y respuestas en directo.

En este caso, hemos producido un sencillo vídeo tutorial para HP en el que se muestran las funciones de su aplicación móvil y su sencilla navegación.

La mayoría de las veces se pasa por alto este aspecto de la planificación, por lo que puede diferenciar su evento proporcionando una experiencia sin complicaciones. Esto, en última instancia, también contribuye a una ejecución sin problemas y a una perspectiva positiva de su evento virtual.

Además de prepararlos para su evento virtual, debe buscar formas de mantener a su público bien involucrado. Es fácil que los asistentes al evento pierdan la atención sobre una pantalla. Sin embargo, garantizar un compromiso continuo e intencionado entre el anfitrión y el asistente no es tan difícil como parece.

Hay varias formas de resolverlo. Por un lado, puede optar por transmitir su evento virtual en una plataforma con funciones muy interactivas para el público, como las opciones de "aplaudir" o "levantar la mano". También puede optar por desarrollar un contenido atractivo, como un cuestionario interactivo con varios resultados de vídeo pregrabados. Los asistentes podrían participar en estas atractivas actividades durante el propio evento.

3. Elija la plataforma de alojamiento adecuada a sus necesidades

Con tantas plataformas de streaming disponibles hoy en día, elegir las plataformas de alojamiento más populares puede parecer la mejor opción.

Sin embargo, para cada evento virtual que organice, es posible que desee ofrecer a sus asistentes diferentes elementos de compromiso con el usuario. Por ello, los distintos eventos virtuales requerirán diferentes configuraciones y capacidades técnicas que no todas las plataformas soportan.

Por ejemplo, si desea dividir a sus asistentes en varias salas de reuniones, podría preferir Zoom en lugar de Cisco WebEx Events, ya que esta última no admite esta función preferida. Por otro lado, si desea que los asistentes a su evento participen en una encuesta, Cisco WebEx Events tiene la capacidad de admitir este servicio, mientras que Zoom no.

Los eventos profesionales, como las juntas generales de accionistas y los ayuntamientos, suelen compartir información confidencial. En este caso, debería informarse bien sobre el nivel de seguridad de la plataforma elegida antes del evento.

Con esto en mente, se recomienda realizar una investigación antes de su evento. De este modo, podrá hacerse una idea mejor de las características que ofrecen las distintas plataformas y decidir cuál es la que mejor se adapta a las necesidades de su evento. Siguiendo esta línea de pensamiento, siempre debe investigar y probar completamente la plataforma de alojamiento elegida antes del evento. Cuando desarrolle el contenido de sus eventos virtuales con nosotros, no dude en consultar a nuestro amable equipo del Servicio de Producción para que le recomiende la plataforma que mejor se adapte a sus preferencias.

4. La personalización es el núcleo de todo evento virtual

No hay nada "correcto o incorrecto" cuando se trata de cómo debe ser un evento virtual. La belleza de los eventos virtuales reside en la capacidad de escalar y personalizar el tipo de contenido de su evento como desee, siguiendo el objetivo y la visión que tenga en mente. Puede optar por mantener la sencillez con activos de diapositivas infográficas fáciles de desarrollar o añadir ediciones de postproducción de lujo.

No deje que la geografía le suponga un obstáculo. Es habitual querer presentar, por ejemplo, diferentes oficinas regionales en la conferencia virtual global de su empresa. Llevar a cabo rodajes en varias ubicaciones puede parecer complicado, pero la plataforma única de 90 Secondsy la comunidad global de socios creadores te simplifican el trabajo. De este modo, podrá personalizar y ampliar su evento virtual según las opciones de ubicación que prefiera. 

5. El contenido de su evento no tiene que ser de un solo uso

Su evento virtual ha terminado con una explosión, y justo cuando piensa que todo ha terminado, en realidad no es así.

Después de todo, su evento virtual es esencialmente un tesoro de contenido que puede maximizar y reutilizar durante la postproducción. Desde los cortes en las redes sociales hasta el vídeo de los mejores momentos del evento, no dudes en reutilizar cada minuto de las imágenes grabadas. En este caso, produjimos un vídeo de lo más destacado después del evento para Moët Hennessy, con comida, bebidas y diversión.

Con estas nuevas versiones de contenido, el cielo es el límite. Puedes optar por involucrar a tu audiencia en las plataformas de las redes sociales ( ) o enviarlo a los asistentes a un evento para que lo tengan en cuenta. Convertirlo en un vídeo de marca para comunicaciones internas o externas también es una buena opción. Al fin y al cabo, con todo el esfuerzo que has realizado para garantizar el éxito de tu evento, deberías aprovechar su contenido al máximo. 

¿Quiere saber más? Estamos aquí para ayudarte

Desarrollar y producir un evento virtual no tiene por qué ser un reto, simplemente podría ser la mejor estrategia de vídeo para adoptar este nuevo año.

Desde 2012, 90 Seconds ha creado contenidos de eventos virtuales para las mayores marcas del mundo, como Accenture y LinkedIn. Con nosotros, puedes desarrollar, producir y transmitir contenido de marca de calidad desde cualquier parte del mundo a tus audiencias globales.

Si el desarrollo de contenidos para un evento virtual está en su lista de tareas, descubra más sobre nuestras soluciones de contenido aquí. Gracias a nuestra amplia comunidad global de socios creadores y a nuestro equipo interno de servicios de producción, le ayudaremos a crear la mejor solución de contenidos según su presupuesto y sus necesidades de audiencia.