5 Tips voor een succesvol virtueel evenement

5 tips voor een succesvol virtueel evenement

90 Seconds
3 jaar geleden・7 min gelezen

Het ontwikkelen van content en het produceren van een Virtueel Evenement kan een uitdaging zijn. Wij hebben inzichten opgedaan uit het creëren van Virtual Events-inhoud voor enkele van de grootste merken en hier zijn 5 nuttige tips die we graag met u delen.

Net als de rest van 2020 was de snelle opkomst van virtuele evenementen onverwacht, maar toch voorziet 71% van de marketeers de continuïteit en impact ervan, zelfs na 2020.

Voordat we beginnen, volgt hier een introductie van Virtuele evenementen en waar het allemaal om draait.

Zoals de naam al doet vermoeden, zijn virtuele evenementen evenementen waar deelnemers en organisatoren communiceren en interageren in een virtuele omgeving. Ze wonnen aan populariteit toen bedrijven en instellingen hun anders gebruikelijke in-person evenementen virtueel gingen organiseren.

Behalve de aanpasbaarheid aan de beperkingen van ons huidige klimaat, zijn er nog verschillende andere voordelen aan het organiseren van virtuele evenementen. Zo meldt 86% van de deelnemers aan virtuele evenementen een hoger of gelijk niveau van betrokkenheid in vergelijking met evenementen in persoon. Voor diegenen die sceptisch zijn over het engagement van virtuele evenementen, kan dit helpen om gerust te stellen.

Er zijn veel voorbeelden van virtuele evenementen: virtuele conferenties, webinars, jaarlijkse algemene vergaderingen (AVA's) - de lijst is eindeloos. Het beste deel? Op basis van uw publiek en inhoudelijke behoeften kunnen virtuele evenementen worden aangepast en dienovereenkomstig worden geproduceerd.

Hier zijn 5 handige tips om in gedachten te houden bij het plannen van uw volgende virtuele evenement.

1. Niet alles in een virtueel evenement hoeft live te zijn

We gaan er vaak van uit dat een virtueel evenement alleen bestaat uit livestream videobeelden, omdat dat misschien wel de meest directe vertaling is van een persoonlijk evenement naar een virtueel evenement. In werkelijkheid betekent het feit dat het virtueel is gewoon dat er meer elementen zijn die u kunt integreren en opnemen.

Zo kunt u bijvoorbeeld gemakkelijk vooraf opgenomen video-inhoud en livestreambeelden combineren om een hybride evenement te produceren. Dit helpt tijd en kosten te besparen, aangezien u ofwel uw in het verleden opgenomen beelden opnieuw gebruikt, ofwel beelden opneemt vóór het eigenlijke evenement. Op die manier kunt u complexer of moeilijk te verkrijgen materiaal op voorhand voorbereiden. Bovendien helpt het afwisselen van live content en vooraf opgenomen componenten bij het creëren van een dynamische mix in uw evenementflow. Het zorgt ook voor een boeiende variatie in tempo.

Voorbeelden van vooraf opgenomen video-inhoud zijn vooraf opgenomen succesverhalen van klanten of vooraf opgenomen keynote-sprekers. Zelfs een eenvoudige evenement sizzle reel om het publiek te vermaken kan ook vooraf worden opgenomen. Hier produceerden we een reeks vooraf opgenomen video's met getuigenissen van klanten voor Salesforce, met succesverhalen in Azië.

2. De ervaring van het publiek is essentieel

Het belangrijkste onderdeel van uw virtuele evenement zijn uw deelnemers. Daarom is het de moeite waard om te investeren en te zorgen voor een probleemloze virtuele evenementervaring voor hen.

Deelnemers aan een evenement kunnen zich belemmerd voelen in hun vermogen om bij te dragen of deel te nemen als ze zich overweldigd voelen door de technologische aspecten. Als zodanig zou het een lange weg gaan om uw gewaardeerd publiek op hun gemak te stellen met een goede gids. U kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een vooraf opgenomen instructievideo te produceren en aan te bieden over hoe u door het gekozen videogastplatform navigeert of hoe u virtueel uw hand kunt opsteken tijdens live vraag- en antwoordsessies.

Hier produceerden we een eenvoudige tutorial video voor HP waarin de functies van de mobiele app en eenvoudige app-navigaties worden getoond.

De meesten zien dit planningsaspect vaak over het hoofd, dus u kunt uw evenement zeker onderscheiden door te zorgen voor een probleemloze ervaring. Dit draagt uiteindelijk ook bij tot een vlotte uitvoering en een positieve uitstraling van uw virtuele evenement.

Naast de voorbereiding op uw virtuele evenement moet u ook zoeken naar manieren om uw publiek betrokken te houden. Het is gemakkelijk voor evenementbezoekers om hun aandacht te verliezen boven een scherm. Het is echter niet zo moeilijk als het klinkt om te zorgen voor een voortdurende en doelbewuste betrokkenheid tussen gastheer en bezoeker.

Er zijn meerdere manieren om dit op te lossen. U kunt er bijvoorbeeld voor kiezen uw virtuele evenement te streamen op een platform met zeer interactieve publieksfuncties zoals 'klappen' of 'steek uw hand op'. U kunt er ook voor kiezen boeiende inhoud te ontwikkelen, zoals een interactieve quiz met verschillende vooraf opgenomen video-uitkomsten. Deelnemers nemen dan tijdens het evenement zelf deel aan deze boeiende activiteiten.

3. Kies het juiste hosting platform om aan uw behoeften te voldoen

Met zo veel streamingplatforms die vandaag beschikbaar worden gesteld, lijkt het kiezen van de populairste hostingplatforms misschien de beste optie.

Maar voor elk virtueel evenement dat u organiseert, wilt u uw deelnemers misschien verschillende elementen aanbieden om hen te betrekken bij het evenement. Op basis hiervan vereisen verschillende virtuele evenementen verschillende technische instellingen en mogelijkheden die mogelijk niet door elk platform worden ondersteund.

Als u bijvoorbeeld uw deelnemers wilt verdelen in meerdere breakout-ruimtes, dan geeft u de voorkeur aan Zoom boven Cisco WebEx Events, omdat het laatste platform deze gewenste functie niet ondersteunt. Aan de andere kant, als u wilt dat de deelnemers aan uw evenement deelnemen aan een peiling, heeft Cisco WebEx Events de mogelijkheid om deze dienst te ondersteunen, terwijl Zoom dit niet doet.

Bij professionele evenementen zoals AGM's en gemeentehuizen wordt vaak vertrouwelijke informatie gedeeld. In dit geval moet u voorafgaand aan het evenement goed op de hoogte zijn van de beveiligingskracht van het gekozen platform.

Met dit in gedachten, is het aanbevolen om voorafgaand aan uw evenement onderzoek te doen. Op die manier krijgt u een beter idee van de aangeboden functies van de verschillende platforms en kunt u beslissen welk platform het best uw evenementbehoeften ondersteunt. Volgens deze gedachtengang moet u ook altijd uw gekozen hostingplatform vóór het evenement doorlichten en volledig testen. Wanneer u de inhoud van uw virtuele evenementen met ons ontwikkelt, kunt u gerust ons vriendelijke Productieserviceteam raadplegen voor aanbevelingen voor platforms die het beste aan uw voorkeuren voldoen.

4. Aanpassing is de kern van elk virtueel evenement

Er is geen 'goed of fout' als het gaat over hoe een virtueel evenement eruit moet zien. De schoonheid van virtuele evenementen ligt in de mogelijkheid om de inhoud van uw evenement te schalen en aan te passen zoals u dat wilt, volgens het doel en de visie die u in gedachten hebt. U kunt ervoor kiezen om het eenvoudig te houden met eenvoudig te ontwikkelen infografische dia's, of om een fancy post-productiebewerking toe te voegen.

Laat de geografie u ook niet hinderen. Het is gebruikelijk dat u bijvoorbeeld verschillende regionale kantoren wilt laten deelnemen aan de wereldwijde virtuele conferentie van uw bedrijf. Het lijkt misschien lastig om op meerdere locaties opnamen te maken, maar met het one-stop platform en de wereldwijde Creator Partner-community van 90 Secondswordt dit een stuk eenvoudiger. Op deze manier kunt u uw virtuele evenement aanpassen en schalen volgens de locatiekeuzes van uw voorkeur.

5. De inhoud van uw evenement hoeft niet eenmalig te zijn

Uw virtuele evenement is eindelijk met een knal afgelopen, en net wanneer u denkt dat het allemaal voorbij is, is dat eigenlijk niet zo!

Uw virtuele evenement is immers in wezen een schat aan inhoud die u kunt maximaliseren en hergebruiken tijdens de post-productie. Van social media-onderbrekingen tot een evenementvideo met hoogtepunten, voel je vrij om elke minuut van het opgenomen beeldmateriaal van je evenement opnieuw te gebruiken. Hier produceerden we voor Moët Hennessy een video met de hoogtepunten van het evenement, met eten, drinken en plezier.

Met deze nieuwe contentversies zijn de mogelijkheden eindeloos. U kunt ervoor kiezen om uw publiek te betrekken bij op social media-platforms of stuur het uit naar bezoekers van evenementen om te zorgen voor top-of-mind bewustzijn. Er een branding video van maken voor interne of externe communicatie is ook een goede optie. Immers, met alle moeite die je hebt gedaan om het succes van je evenement te garanderen, moet je de inhoud gebruiken voor alles wat het waard is.

Benieuwd naar meer informatie? We zijn hier om u te helpen

Het ontwikkelen en produceren van een virtueel evenement hoeft geen uitdaging te zijn, het zou zomaar eens de beste videostrategie kunnen zijn om dit nieuwe jaar te volgen.

Sinds 2012 heeft 90 Seconds Virtual Events content gecreëerd voor 's werelds grootste merken, zoals Accenture en LinkedIn. Met ons kunt u hoogwaardige merkcontent ontwikkelen, produceren en streamen vanaf elke plek ter wereld naar uw wereldwijde publiek.

Als het ontwikkelen van content voor een Virtual Event op uw to-do lijst staat, vindt u hier meer informatie over onze contentoplossingen. Met onze uitgebreide wereldwijde Creator Partner-community en ons toegewijde in-house Production Service-team helpen wij u de beste contentoplossing voor u samen te stellen op basis van uw budget en publieksbehoeften.

Oplossingen bekijken