Die Produktionssekretärin ist eine wichtige Funktion im Bereich der Videoproduktion und leistet entscheidende administrative Unterstützung im Produktionsbüro. In enger Zusammenarbeit mit dem Produktionskoordinator und dem Produktionsleiter sorgt die Produktionssekretärin für einen reibungslosen und effizienten Ablauf der Verwaltungsaufgaben während des gesamten Produktionsprozesses.
Hauptaufgaben
Der Produktionssekretär ist das Rückgrat des Produktionsbüros und erledigt eine Vielzahl von Verwaltungsaufgaben. Sie sind für die Verwaltung und Organisation von Papierkram zuständig, darunter Verträge, Genehmigungen, Freigabeformulare und andere produktionsbezogene Dokumente. Sie führen genaue Aufzeichnungen, aktualisieren Datenbanken und helfen bei der Koordinierung von Produktionsplänen und Logistik.
Der Produktionssekretär spielt eine zentrale Rolle bei der Kommunikation und Koordination innerhalb des Produktionsteams. Sie dienen als Anlaufstelle für Telefonanrufe, E-Mails und Nachrichten und leiten Informationen umgehend und effizient an die zuständigen Personen weiter. Sie helfen bei der Planung von Besprechungen, der Organisation von Reisen und der Koordinierung von Terminen für das Produktionsteam.
Sekundäre Rollen
Darüber hinaus kann der Produktionssekretär das Produktionsteam bei der Organisation und Verteilung von Drehbüchern, Call Sheets und anderen Produktionsmaterialien unterstützen. Sie helfen bei der Koordinierung und Verfolgung von Ausrüstungsmieten, der Verwaltung von Büromaterial und der Erledigung finanzieller Aufgaben wie der Bearbeitung von Rechnungen und der Verwaltung der Portokasse.
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