5 conseils pour réussir un événement virtuel 90 Seconds

5 conseils pour réussir un événement virtuel

90 Seconds
il y a 3 ans・7 min lire

Développer du contenu et produire un événement virtuel peut être un défi. Nous nous sommes inspirés de la création de contenu d'événements virtuels pour certaines des plus grandes marques et voici 5 conseils utiles que nous aimerions partager avec vous.

Tout comme le reste de l'année 2020, l'essor rapide des événements virtuels était inattendu, mais 71 % des spécialistes du marketing envisagent sa continuité et son impact, même au-delà de 2020.

Avant de commencer, voici une introduction aux événements virtuels et à ce dont il s'agit.

Comme leur nom l'indique, les événements virtuels sont des événements où les participants et les organisateurs communiquent et interagissent dans un environnement virtuel. Ils ont gagné en popularité lorsque la pandémie a éclaté, les entreprises et les institutions faisant pivoter virtuellement leurs événements en personne habituels.

Au-delà de son adaptabilité aux contraintes de notre climat actuel, l'organisation d'événements virtuels présente plusieurs autres avantages. Par exemple, 86 % des participants à des événements virtuels ont signalé des niveaux d'engagement supérieurs ou égaux à ceux des événements en personne. Pour ceux qui sont sceptiques quant aux niveaux d'engagement des événements virtuels, cela peut vous aider à vous rassurer.

Il existe de nombreux exemples d'événements virtuels : conférences virtuelles, webinaires, assemblées générales annuelles (AGA) - la liste est longue. Le meilleur ? En fonction de votre public et de vos besoins en matière de contenu, les événements virtuels peuvent être personnalisés et produits en conséquence.

Voici 5 conseils pratiques à garder à l'esprit lors de la planification de votre prochain événement virtuel.

1. Tout ne doit pas nécessairement être en direct dans un événement virtuel

Nous supposons souvent qu'un événement virtuel consiste uniquement en des séquences vidéo en direct, car il s'agirait de la traduction la plus directe d'un événement en personne à un événement virtuel. En réalité, le fait qu'il s'agisse d'un événement virtuel signifie simplement qu'il y a plus d'éléments à intégrer et à inclure.

Par exemple, vous pouvez facilement combiner du contenu vidéo préenregistré et des séquences en direct pour produire un événement hybride. Cela permet d'économiser du temps et de l'argent, car vous pouvez soit réutiliser des séquences déjà enregistrées, soit préenregistrer du contenu avant l'événement proprement dit. Ce faisant, vous pouvez préparer à l'avance le matériel plus complexe ou difficile à obtenir. En outre, l'intercalation de contenu en direct et d'éléments préenregistrés permet d'établir un mélange dynamique dans le déroulement de votre événement. Cela permet également de varier le rythme de façon intéressante.

Parmi les exemples de contenu vidéo préenregistré, citons les témoignages de réussite de clients ou les discours d'ouverture préenregistrés. Il est également possible de préenregistrer une simple bande sonore pour divertir le public. Ici, nous avons produit une série de vidéos préenregistrées de témoignages de clients pour Salesforce, présentant des exemples de réussite en Asie.

2. L'expérience du public est essentielle

L'élément le plus important de votre événement virtuel est constitué par vos participants. Il vaut donc la peine d'investir et de leur garantir une expérience d'événement virtuel sans problème.

Les participants à l'événement peuvent se sentir gênés dans leur capacité à contribuer ou à s'engager s'ils se sentent dépassés par les aspects technologiques. Il est donc important de mettre votre public à l'aise grâce à un guide approprié. Par exemple, vous pouvez choisir de produire et de fournir un tutoriel vidéo préenregistré sur la façon de naviguer sur la plateforme d'hébergement vidéo choisie ou sur la façon de "lever la main" virtuellement pendant les sessions de questions-réponses en direct.

Dans le cas présent, nous avons produit une vidéo didactique directe pour HP présentant les fonctions de son application mobile et sa navigation simple.

La plupart d'entre eux négligent cet aspect de la planification, et c'est pourquoi vous pouvez certainement faire en sorte que votre événement se distingue en offrant une expérience sans tracas. En fin de compte, cela contribue au bon déroulement et aux perspectives positives de votre événement virtuel.

En plus de préparer les participants à votre événement virtuel, vous devez chercher des moyens de maintenir l'intérêt de votre public. Il est facile pour les participants à un événement de perdre leur attention devant un écran. Cependant, assurer un engagement continu et intentionnel entre l'hôte et le participant n'est pas aussi difficile que cela en a l'air.

Il existe plusieurs façons de résoudre ce problème. Vous pouvez, par exemple, choisir de diffuser votre événement virtuel sur une plate-forme dotée de fonctionnalités très interactives pour le public, telles que les options "applaudir" ou "lever la main". Vous pouvez également opter pour un contenu attrayant, tel qu'un quiz interactif avec plusieurs résultats vidéo préenregistrés. Les participants pourront alors prendre part à ces activités intéressantes pendant l'événement lui-même.

3. Choisir la bonne plateforme d'hébergement pour répondre à vos besoins

Avec le grand nombre de plateformes de streaming disponibles aujourd'hui, choisir les plateformes d'hébergement les plus populaires peut sembler la meilleure option.

Cependant, pour chaque événement virtuel que vous organisez, vous pouvez souhaiter offrir à vos participants différents éléments d'engagement de l'utilisateur. Par conséquent, les différents événements virtuels nécessitent des paramètres et des capacités techniques différents que toutes les plateformes ne prennent pas en charge.

Par exemple, si vous souhaitez répartir vos participants dans plusieurs salles de réunion, vous pouvez préférer Zoom à Cisco WebEx Events, car ce dernier ne prend pas en charge cette fonction. D'autre part, si vous souhaitez que les participants à votre événement participent à un sondage, Cisco WebEx Events est en mesure de prendre en charge ce service, alors que Zoom ne le fait pas.

Les événements professionnels tels que les AGA et les assemblées générales partagent souvent des informations confidentielles. Dans ce cas, vous devez absolument être bien informé du niveau de sécurité de la plate-forme que vous avez choisie avant l'événement.

Dans cette optique, il est recommandé d'effectuer des recherches avant votre événement. Vous pourrez ainsi vous faire une meilleure idée des fonctionnalités offertes par les différentes plates-formes et décider de celle qui répond le mieux aux besoins de votre événement. Dans le même ordre d'idées, vous devriez toujours vérifier et tester complètement la plate-forme d'hébergement que vous avez choisie avant l'événement. Lorsque vous développez le contenu de vos événements virtuels avec nous, n'hésitez pas à consulter notre sympathique équipe du service de production pour obtenir des recommandations sur les plates-formes qui correspondent le mieux à vos préférences.

4. La personnalisation est au cœur de chaque événement virtuel

Il n'y a pas de "bon ou mauvais" aspect à donner à un événement virtuel. La beauté des événements virtuels réside dans la possibilité d'adapter et de personnaliser le type de contenu de votre événement comme vous le souhaitez, en fonction de l'objectif et de la vision que vous avez en tête. Vous pouvez choisir de rester simple avec des diapositives infographiques faciles à développer ou ajouter des montages fantaisistes en post-production.

Ne laissez pas non plus la géographie vous gêner. Il est courant de vouloir présenter, par exemple, différents bureaux régionaux lors de la conférence virtuelle mondiale de votre entreprise. L'organisation de tournages en plusieurs endroits peut sembler délicate, mais la plateforme unique de 90 Secondset la communauté mondiale des partenaires créateurs vous simplifient la tâche. Ainsi, vous pouvez personnaliser et adapter votre événement virtuel en fonction de vos choix de lieux préférés.

5. Le contenu de votre événement ne doit pas nécessairement être à usage unique.

Votre événement virtuel s'est finalement terminé en fanfare et, alors que vous pensiez que tout était terminé, ce n'est pas le cas !

Après tout, votre événement virtuel est essentiellement un trésor de contenu que vous pouvez maximiser et réutiliser pendant la post-production. Qu'il s'agisse de coupures dans les médias sociaux ou d'une vidéo des moments forts de l'événement, n'hésitez pas à réutiliser chaque minute des séquences enregistrées de votre événement. Ici, nous avons produit une vidéo des moments forts de l'événement pour Moët Hennessy, avec de la nourriture, des boissons et du divertissement.

Avec ces nouvelles versions de contenu, les possibilités sont illimitées. Vous pouvez choisir d'impliquer votre public sur les plateformes de médias sociaux ou de l'envoyer aux participants d'un événement pour garantir une sensibilisation de premier plan. La transformer en une vidéo de marque pour les communications internes ou externes est également une bonne option. Après tout, avec tous les efforts que vous avez déployés pour assurer le succès de votre événement, vous devriez utiliser son contenu à bon escient.

Vous êtes curieux d'en savoir plus ? Nous sommes là pour vous aider

Développer et produire un événement virtuel ne doit pas être un défi, cela pourrait juste être la meilleure stratégie vidéo à adopter cette nouvelle année.

Depuis 2012, 90 Seconds a créé du contenu d'événements virtuels pour les plus grandes marques du monde, telles qu'Accenture et LinkedIn. Avec nous, vous pouvez développer, produire et diffuser du contenu de marque de qualité de n'importe où dans le monde à vos audiences mondiales.

Si le développement de contenu pour un événement virtuel est sur votre liste de choses à faire, découvrez nos solutions de contenu ici. Grâce à notre vaste communauté mondiale de partenaires créateurs et à notre équipe interne dédiée au service de production, nous vous aiderons à élaborer la meilleure solution de contenu en fonction de votre budget et des besoins de votre public.

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