5 consigli per un evento virtuale di successo 90 Seconds

5 consigli per un evento virtuale di successo

90 Seconds
3 anni fa・7 min read

Sviluppare contenuti e produrre un evento virtuale può essere impegnativo. Abbiamo attinto alle conoscenze acquisite durante la creazione di contenuti per eventi virtuali per alcuni dei più grandi marchi ed ecco 5 consigli utili che vorremmo condividere con voi.

Come per il resto del 2020, la rapida ascesa degli Eventi Virtuali è stata inaspettata, ma il 71% dei marketer ne prevede la continuità e l'impatto anche oltre il 2020.

Prima di iniziare, ecco un'introduzione agli Eventi Virtuali e a cosa si tratta.

Come suggerisce il nome, gli eventi virtuali sono eventi in cui i partecipanti e gli organizzatori comunicano e interagiscono in un ambiente virtuale. La loro popolarità è cresciuta con l'avvento della pandemia, quando le aziende e le istituzioni hanno trasferito virtualmente i loro eventi, altrimenti abituali, in presenza.

Oltre alla sua adattabilità ai vincoli del clima attuale, l'organizzazione di eventi virtuali presenta numerosi altri vantaggi. Per esempio, l'86% dei partecipanti a eventi virtuali ha riportato livelli di coinvolgimento più alti o uguali rispetto agli eventi in presenza. Per coloro che sono scettici sui livelli di coinvolgimento degli eventi virtuali, questo dato può aiutarli a tranquillizzarsi.

Ci sono molti esempi di eventi virtuali: conferenze virtuali, webinar, assemblee generali annuali (AGM) - l'elenco continua. La parte migliore? In base alle esigenze del pubblico e dei contenuti, gli eventi virtuali possono essere personalizzati e prodotti di conseguenza.

Ecco 5 consigli utili da tenere a mente quando si pianifica il prossimo evento virtuale.

1. In un evento virtuale non tutto deve essere dal vivo

Spesso si dà per scontato che un evento virtuale consista solo di riprese video in diretta, perché questa sarebbe la traduzione più diretta da un evento in persona a un evento virtuale. In realtà, il fatto che sia virtuale significa che ci sono più elementi da incorporare e includere.

Ad esempio, è possibile combinare facilmente contenuti video preregistrati e filmati in diretta streaming per produrre un evento ibrido. Ciò consente di risparmiare tempo e costi, in quanto si tratta di riutilizzare i filmati registrati in passato o di preregistrare i contenuti prima dell'evento vero e proprio. In questo modo, è possibile preparare in anticipo il materiale più complesso o difficile da ottenere. Inoltre, intervallare contenuti live e componenti preregistrati aiuta a creare un mix dinamico nel flusso dell'evento. Inoltre, fornisce una variazione coinvolgente del ritmo.

Esempi di contenuti video preregistrati sono le storie di successo dei clienti o gli oratori principali preregistrati. Anche un semplice filmato dell'evento per intrattenere il pubblico può essere preregistrato. In questo caso, abbiamo prodotto una serie di video di testimonianze di clienti preregistrati per Salesforce, con storie di successo in Asia.

2. L'esperienza del pubblico è fondamentale

Il componente più importante del vostro evento virtuale sono i partecipanti. Per questo motivo, vale la pena di investire e garantire loro un'esperienza di evento virtuale senza problemi.

I partecipanti all'evento potrebbero sentirsi ostacolati nella loro capacità di contribuire o impegnarsi se si sentono sopraffatti dagli aspetti tecnologici. Per questo motivo, una guida adeguata potrebbe mettere il vostro pubblico a proprio agio. Per esempio, potete scegliere di produrre e fornire un video tutorial preregistrato su come navigare nella piattaforma di hosting video scelta o su come "alzare la mano" virtualmente durante le sessioni di domande e risposte dal vivo.

In questo caso, abbiamo prodotto un video tutorial diretto per HP che illustra le funzioni e le semplici navigazioni della sua applicazione mobile.

La maggior parte delle volte trascura questo aspetto della pianificazione, quindi potete sicuramente distinguere il vostro evento fornendo un'esperienza priva di complicazioni. Questo contribuisce a rendere l'evento virtuale un'esperienza senza intoppi e con un'immagine positiva.

Oltre a prepararli per il vostro evento virtuale, dovreste cercare dei modi per mantenere il vostro pubblico ben impegnato. È facile che i partecipanti all'evento perdano l'attenzione davanti a uno schermo. Tuttavia, garantire un coinvolgimento continuo e intenzionale tra l'ospite e il partecipante non è così difficile come sembra.

Ci sono diversi modi per risolvere questo problema. Ad esempio, potreste scegliere di trasmettere il vostro evento virtuale su una piattaforma con funzioni altamente interattive per il pubblico, come le opzioni "battimani" o "alza la mano". Altrimenti, potete scegliere di sviluppare contenuti coinvolgenti come un quiz interattivo con vari risultati video preregistrati. I partecipanti potranno poi partecipare a queste attività coinvolgenti durante l'evento stesso.

3. Scegliere la piattaforma di hosting più adatta alle proprie esigenze

Con le numerose piattaforme di streaming oggi disponibili, la scelta delle piattaforme di hosting più popolari potrebbe sembrare la soluzione migliore.

Tuttavia, per ogni evento virtuale che ospitate, potreste voler offrire ai vostri partecipanti elementi diversi di coinvolgimento degli utenti. Per questo motivo, i vari eventi virtuali richiedono impostazioni e funzionalità tecniche diverse che non tutte le piattaforme possono supportare.

Ad esempio, se desiderate dividere i partecipanti in più sale di riunione, potreste preferire Zoom a Cisco WebEx Events, poiché quest'ultima non supporta questa funzione preferita. D'altra parte, se desiderate che i partecipanti all'evento partecipino a un sondaggio, Cisco WebEx Events è in grado di supportare questo servizio, mentre Zoom non lo supporta.

Gli eventi professionali, come le assemblee generali e i municipi, spesso condividono informazioni riservate. In questo caso, prima dell'evento è necessario informarsi bene sulla sicurezza della piattaforma scelta.

Per questo motivo, è consigliabile condurre una ricerca prima dell'evento. In questo modo, potrete farvi un'idea più precisa delle caratteristiche offerte dalle varie piattaforme e decidere quale sia la più adatta alle vostre esigenze. Seguendo questa linea di pensiero, dovreste sempre verificare e testare a fondo la piattaforma di hosting scelta prima dell'evento. Quando sviluppate i contenuti dei vostri eventi virtuali con noi, non esitate a consultare il nostro cordiale team del Servizio di produzione per avere consigli sulle piattaforme che meglio soddisfano le vostre preferenze.

4. La personalizzazione è il fulcro di ogni evento virtuale

Non esiste un "giusto o sbagliato" quando si parla di come dovrebbe essere un evento virtuale. La bellezza degli eventi virtuali risiede nella possibilità di scalare e personalizzare il tipo di contenuto del vostro evento come meglio credete, seguendo l'obiettivo e la visione che avete in mente. Potete scegliere di mantenerlo semplice con slide infografiche facili da sviluppare o di aggiungere fantasiose modifiche in post-produzione.

Non lasciate che anche la geografia vi ostacoli. È comune desiderare di presentare, ad esempio, diversi uffici regionali nella conferenza virtuale globale della vostra azienda. Effettuare riprese in più sedi potrebbe sembrare complicato, ma la piattaforma unica di 90 Secondse la comunità globale dei Creator Partner semplificano il lavoro. In questo modo, potrete personalizzare e scalare il vostro evento virtuale in base alle vostre scelte di location.

5. I vostri contenuti per gli eventi non devono essere utilizzati una tantum

Il vostro evento virtuale si è finalmente concluso con il botto e, proprio quando pensate che sia tutto finito, in realtà non lo è!

Dopo tutto, il vostro evento virtuale è essenzialmente un tesoro di contenuti da massimizzare e riutilizzare in fase di post-produzione. Dai tagli ai social media al video dei momenti salienti dell'evento, sentitevi liberi di riutilizzare ogni minuto del filmato registrato. In questo caso, abbiamo prodotto un video di highlights post-evento per Moët Hennessy con cibo, bevande e divertimento.

Con queste nuove versioni di contenuti, il cielo è il limite. Potete scegliere di coinvolgere il vostro pubblico sulle piattaforme dei social media o di inviarlo ai partecipanti a un evento per garantire la massima consapevolezza. Anche trasformarlo in un video di branding per le comunicazioni interne o esterne è una buona opzione. Dopo tutto, con tutto l'impegno profuso per garantire il successo del vostro evento, dovreste sfruttare il suo contenuto per tutto il suo valore.

Siete curiosi di saperne di più? Siamo qui per aiutarvi

Sviluppare e produrre un evento virtuale non deve essere necessariamente impegnativo, anzi potrebbe essere la migliore strategia video da adottare nel nuovo anno.

Dal 2012, 90 Seconds ha creato contenuti per eventi virtuali per i più grandi marchi del mondo, come Accenture e LinkedIn. Con noi potete sviluppare, produrre e trasmettere contenuti di qualità da qualsiasi parte del mondo al vostro pubblico globale.

Se lo sviluppo di contenuti per un evento virtuale è sulla vostra lista di cose da fare, scoprite qui le nostre soluzioni per i contenuti. Grazie alla nostra vasta comunità globale di Creator Partner e al team di Production Service interno dedicato, vi aiuteremo a creare la soluzione di contenuti migliore per voi, in base alle vostre esigenze di budget e di pubblico.

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