5 Tipps für eine erfolgreiche virtuelle Veranstaltung

90 Seconds
vor 3 Jahren・7 Minuten gelesen

Die Entwicklung von Inhalten und die Produktion eines virtuellen Events kann eine Herausforderung sein. Wir haben unsere Erfahrungen aus der Erstellung von Inhalten für virtuelle Veranstaltungen für einige der größten Marken genutzt und hier sind 5 nützliche Tipps, die wir gerne mit Ihnen teilen möchten.

Ähnlich wie der Rest des Jahres 2020 war der rasante Aufstieg von Virtual Events unerwartet, doch 71 % der Vermarkter sehen seine Kontinuität und Wirkung auch über 2020 hinaus voraus.

Bevor wir beginnen, hier eine Einführung in Virtual Events und was es damit auf sich hat.

Wie der Name schon sagt, handelt es sich bei Virtual Events um Veranstaltungen, bei denen Teilnehmer und Organisatoren in einer virtuellen Umgebung kommunizieren und interagieren. Sie gewannen an Popularität, als die Pandemie ausbrach und Unternehmen und Institutionen ihre sonst üblichen persönlichen Veranstaltungen virtuell ausrichteten.

Abgesehen von der Anpassungsfähigkeit an die Zwänge unseres gegenwärtigen Klimas bietet die Durchführung virtueller Veranstaltungen eine Reihe weiterer Vorteile. So berichteten 86 % der Teilnehmer an virtuellen Veranstaltungen von einem höheren oder gleich hohen Engagement im Vergleich zu persönlichen Veranstaltungen. Diejenigen, die skeptisch sind, was das Engagement bei virtuellen Veranstaltungen angeht, können sich damit beruhigen.

Es gibt viele Beispiele für virtuelle Veranstaltungen: virtuelle Konferenzen, Webinare, Jahreshauptversammlungen - die Liste lässt sich beliebig fortsetzen. Und das Beste daran? Je nach Zielgruppe und inhaltlichen Anforderungen können virtuelle Veranstaltungen entsprechend angepasst und produziert werden.

Hier sind 5 praktische Tipps, die Sie bei der Planung Ihrer nächsten virtuellen Veranstaltung beachten sollten.

1. Nicht alles bei einer virtuellen Veranstaltung muss live sein

Wir gehen oft davon aus, dass eine virtuelle Veranstaltung nur aus Live-Stream-Videomaterial besteht, da dies wohl die direkteste Übertragung von einer persönlichen Veranstaltung auf eine virtuelle Veranstaltung wäre. In Wirklichkeit bedeutet die Tatsache, dass es sich um eine virtuelle Veranstaltung handelt, nur, dass es mehr Elemente gibt, die Sie einbinden und einbeziehen können.

Zum einen können Sie bei einem Hybrid-Event problemlos sowohl vorab aufgezeichnete Videoinhalte als auch Live-Stream-Material kombinieren. Dies hilft, Zeit und Kosten zu sparen, da Sie entweder Ihr bereits aufgezeichnetes Material wiederverwenden oder Inhalte vor der eigentlichen Veranstaltung aufzeichnen. Auf diese Weise können Sie das komplexere oder schwer zu beschaffende Material im Voraus vorbereiten. Darüber hinaus trägt die Mischung aus Live-Inhalten und vorab aufgezeichneten Komponenten zu einer dynamischen Mischung in Ihrem Veranstaltungsablauf bei. Außerdem sorgt dies für eine ansprechende Abwechslung im Tempo.

Beispiele für voraufgezeichnete Videoinhalte sind voraufgezeichnete Erfolgsgeschichten von Kunden oder voraufgezeichnete Keynote-Sprecher. Auch ein einfaches Veranstaltungsvideo, das das Publikum unterhält, kann im Voraus aufgezeichnet werden. Hier haben wir für Salesforce eine Reihe von voraufgezeichneten Videos mit Kundenreferenzen produziert, die Erfolgsgeschichten in Asien zeigen.

2. Die Erfahrung des Publikums ist entscheidend

Die wichtigste Komponente Ihrer virtuellen Veranstaltung sind Ihre Teilnehmer. Daher lohnt es sich für Sie, in eine problemlose virtuelle Veranstaltung zu investieren und für sie ein reibungsloses Erlebnis zu gewährleisten.

Die Teilnehmer einer Veranstaltung könnten sich in ihrer Fähigkeit, einen Beitrag zu leisten oder sich zu engagieren, behindert fühlen, wenn sie sich von den technischen Aspekten überfordert fühlen. Daher wäre es sehr hilfreich, wenn Sie Ihr geschätztes Publikum mit einer geeigneten Anleitung beruhigen könnten. Sie können z. B. ein voraufgezeichnetes Lernvideo produzieren und zur Verfügung stellen, in dem erklärt wird, wie man sich auf der gewählten Videohosting-Plattform zurechtfindet oder wie man sich bei Live-Fragen und Antworten virtuell zu Wort meldet.

Hier haben wir ein einfaches Tutorial-Video für HP produziert, in dem die Funktionen der mobilen App und die einfache Navigation durch die App vorgestellt werden.

Die meisten übersehen diesen Planungsaspekt, so dass Sie Ihre Veranstaltung auf jeden Fall von anderen abheben können, indem Sie für einen reibungslosen Ablauf sorgen. Dies trägt letztlich auch zu einer reibungslosen Durchführung und einem positiven Ausblick auf Ihre virtuelle Veranstaltung bei.

Neben der Vorbereitung auf Ihre virtuelle Veranstaltung sollten Sie auch nach Möglichkeiten suchen, Ihr Publikum gut zu beschäftigen. Es ist leicht, dass die Teilnehmer einer Veranstaltung über einem Bildschirm die Aufmerksamkeit verlieren. Es ist jedoch gar nicht so schwierig, eine kontinuierliche und bewusste Interaktion zwischen Gastgeber und Teilnehmer zu gewährleisten, wie es klingt.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, dieses Problem zu lösen. Zum einen können Sie Ihre virtuelle Veranstaltung auf einer Plattform mit hochgradig interaktiven Publikumsfunktionen wie "Klatschen" oder "Hand heben" übertragen. Oder Sie entwickeln ansprechende Inhalte, z. B. ein interaktives Quiz mit verschiedenen vorab aufgezeichneten Videoergebnissen. Die Teilnehmer würden dann während der Veranstaltung selbst an diesen Aktivitäten teilnehmen.

3. Wählen Sie die richtige Hosting-Plattform für Ihre Bedürfnisse

Bei der Vielzahl an Streaming-Plattformen, die heute zur Verfügung stehen, scheint die Wahl der beliebtesten Hosting-Plattformen vielleicht die beste Option zu sein.

Für jede virtuelle Veranstaltung, die Sie ausrichten, möchten Sie Ihren Teilnehmern jedoch möglicherweise unterschiedliche Elemente zur Nutzerbindung anbieten. Daher sind für verschiedene virtuelle Veranstaltungen unterschiedliche technische Einstellungen und Funktionen erforderlich, die nicht von jeder Plattform unterstützt werden.

Wenn Sie beispielsweise Ihre Teilnehmer in mehrere Breakout-Räume aufteilen möchten, sollten Sie Zoom gegenüber Cisco WebEx Events bevorzugen, da letzteres diese Funktion nicht unterstützt. Wenn Sie andererseits möchten, dass Ihre Veranstaltungsteilnehmer an einer Umfrage teilnehmen, kann Cisco WebEx Events diesen Service unterstützen, während Zoom dies nicht tut.

Bei professionellen Veranstaltungen wie Jahreshauptversammlungen und Rathäusern werden häufig vertrauliche Informationen ausgetauscht. In diesem Fall sollten Sie sich vor der Veranstaltung unbedingt über die Sicherheitsvorkehrungen der von Ihnen gewählten Plattform informieren.

Vor diesem Hintergrund empfiehlt es sich, vor der Veranstaltung eine Recherche durchzuführen. Auf diese Weise können Sie sich ein besseres Bild von den angebotenen Funktionen der verschiedenen Plattformen machen und entscheiden, welche die Anforderungen Ihrer Veranstaltung am besten erfüllt. In diesem Sinne sollten Sie die von Ihnen gewählte Hosting-Plattform auch immer vor der Veranstaltung überprüfen und ausgiebig testen. Wenn Sie die Inhalte für Ihre virtuellen Veranstaltungen mit uns entwickeln, können Sie sich gerne an unser freundliches Production Service Team wenden, um Empfehlungen für die Plattform zu erhalten, die Ihren Wünschen am besten entspricht.

4. Individualisierung ist das Herzstück jeder virtuellen Veranstaltung

Es gibt kein "richtig oder falsch", wenn es darum geht, wie eine virtuelle Veranstaltung aussehen sollte. Das Schöne an virtuellen Veranstaltungen ist die Möglichkeit, den Inhalt Ihrer Veranstaltung so zu gestalten und anzupassen, wie Sie es wünschen, und zwar entsprechend dem Ziel und der Vision, die Sie vor Augen haben. Sie können sich für einfache, leicht zu entwickelnde Infografiken entscheiden oder ausgefallene Bearbeitungen nach der Produktion hinzufügen.

Lassen Sie sich auch nicht von der Geografie abhalten. Es kommt häufig vor, dass Sie z. B. verschiedene regionale Niederlassungen in die globale virtuelle Konferenz Ihres Unternehmens einbinden möchten. Die Durchführung von Dreharbeiten an mehreren Standorten mag sich schwierig anhören, aber die zentrale Plattform von 90 Secondsund die globale Creator-Partner-Community vereinfachen diese Aufgabe für Sie. Auf diese Weise können Sie Ihre virtuelle Veranstaltung an die von Ihnen bevorzugten Standorte anpassen und skalieren.

5. Ihre Veranstaltungsinhalte müssen nicht nur einmalig verwendet werden

Ihr virtuelles Event ist mit einem Paukenschlag zu Ende gegangen, und gerade wenn Sie denken, dass alles vorbei ist, ist es das noch nicht!

Schließlich ist Ihr virtuelles Event eine wahre Fundgrube an Inhalten, die Sie in der Nachbearbeitung optimal nutzen und weiterverwenden können. Von Ausschnitten in den sozialen Medien bis hin zu einem Video mit den Highlights der Veranstaltung können Sie jede Minute des aufgezeichneten Materials weiterverwenden. Hier haben wir ein Post-Event-Highlights-Video für Moët Hennessy produziert, das Essen, Getränke und Spaß zeigt.

Mit diesen neuen Inhaltsversionen sind der Fantasie keine Grenzen gesetzt. Sie können Ihr Publikum unter auf Social Media-Plattformen einbinden oder es an die Teilnehmer einer Veranstaltung schicken, um sicherzustellen, dass es im Gedächtnis bleibt. Auch die Umwandlung in ein Branding-Video für die interne oder externe Kommunikation ist eine gute Option. Nach all den Anstrengungen, die Sie für den Erfolg Ihrer Veranstaltung unternommen haben, sollten Sie den Inhalt auch voll ausschöpfen.

Möchten Sie mehr darüber erfahren? Wir sind hier, um zu helfen

Die Entwicklung und Produktion eines virtuellen Events muss keine Herausforderung sein, sondern könnte die beste Videostrategie für das neue Jahr sein.

Seit 2012 erstellt 90 Seconds Inhalte für virtuelle Events für die größten Marken der Welt, wie Accenture und LinkedIn. Mit uns können Sie hochwertige Markeninhalte entwickeln, produzieren und von überall auf der Welt an Ihr globales Publikum streamen.

Wenn die Entwicklung von Inhalten für ein virtuelles Event auf Ihrer To-Do-Liste steht, erfahren Sie hier mehr über unsere Content-Lösungen. Mit unserer umfangreichen globalen Creator-Partner-Community und unserem engagierten internen Produktionsservice-Team helfen wir Ihnen, die beste Content-Lösung für Ihr Budget und Ihre Zielgruppe zu finden.

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